Mehr Einsatz durch gute Einsatzplanung

Einsatzplanung & Ressourcenplanung leicht gemacht

Executive Summary

Das wichtigste Gut eines Unternehmens sind die Mitarbeiter. Unzufriedenheit oder fehlende Motivation kann sich direkt auf Umsatz und Gewinn eines Unternehmens auswirken.

Ein grosser Aspekt dabei spielt auch die Einsatzplanung der Mitarbeiter. Werden Ihre Anliegen möglichst gut miteingebracht, können Sie das Privat- und Geschäftsleben besser aufeinander abstimmen, arbeiten dadurch speditiver und sind auch motivierter.

Einleitung

Der Autor wird anhand seiner Erfahrung im stationären Verkauf im Bereich Unterhaltungselektronik dies weiter erörtern, denn die Einsatzplanung aufgrund der Öffnungszeiten und Öffnungsdauer ist deutlich anspruchsvoller.

Anhand eines Beispiels im stationären Verkauf im Bereich Unterhaltungselektronik dies weiter erörtern, denn die Einsatzplanung aufgrund der Öffnungszeiten und Öffnungsdauer ist deutlich anspruchsvoller

Herausforderungen

Die Herausforderungen bestehen neben dem Umsatzforecast darin, fixe und variable Gegebenheiten zusammenzutragen.

Umstatzforecast

• Um einen Überblick zu erhalten, welche Tage gut laufen und welche weniger gut, sollte das letzte Jahr analysiert werden.

  Dies hilft nicht nur bei der Einsatzplanung, sondern auch für die Budgetierung.

  Sind Umsätze unter der Woche höher, sollte herausgefunden werden warum. Dies kann mit dem Flyerstart oder mit anderen Aktualitäten Zusammenhängen.

Fixe Gegebenheiten:

• Schultage der Lernenden

  Lernende haben immer einen oder zwei fixe Schultage. In den Schulferien sind sie,

  sofern keine Ferien eingegeben wurden, zu 100% einsatzfähig

  
  

• Flyer Umstellungen

  Regelmässige Flyer-Umstellungen mit neuen Aktionspreisen werden meist während dem laufenden Betrieb umgesetzt. Der Grund hierfür ist der Kostenaspekt. Werden Überzeiten geleistet, kostet dies die Filiale mehr an Personalkosten und diese Mehrstunden müssen auch wieder abgebaut werden.

  
  

• Sortimentsumstellung

  Mindestens zwei Mal im Jahr finden Sortimentsumstellungen statt.

  Beispielsweise Heizgeräte werden nur im Winter benötigt und Kühlgeräte im Sommer. Diese Umstellungszeiten sind fix, da sie immer zur selben Zeit anfallen.

  (Neue Produkte, Erweiterungen und Reduzierung/ Eliminierung des Sortimentes werden in der Regel während des Tagesgeschäfts umgesetzt, da diese nicht sofort erledigt werden müssen)

  
  

• Ferientage der Mitarbeiter

  Die Anzahl der Ferientage variieren je nach Alter und Anstellungsgrad. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter die gewünschten Ferienzeiten genügend früh abgeben, sonst ist eine Planung unmöglich. Hierbei ist es unumgänglich, eine klare Deadline zu setzen. Es sollte festgelegt werden, ob Ferientage einzeln, nur wochenweise oder in beiden Varianten genommen werden dürfen. Zudem ist zu definieren, an welchen Zeiten keine Ferientage bezogen werden können, sogenannte Sperrzeiten. (In der Regel zweite Woche Dezember bis erste Woche Januar)

Zu den variablen Gegebenheiten zählen:

• Freie Tage

  Der Verkauf hat in der Regel 6 Tage die Woche offen. Somit hat jeder Mitarbeiter mindestens einen Tag frei. Es ist ratsam, eine Rangliste mit frei Tagen unter der Woche erstellen zu lassen durch die Mitarbeiter.

  Bsp.

  1. Montag

  2. Mittwoch

  3. Freitag

  Es sollte vermieden werden aufgrund der Fairness gegenüberihren Arbeitskollege, den Samstag als freien Tag zu wählen)

• Schichten

  Auch hier ist es von Vorteil, nachzufragen ob an bestimmten Tagen eine Früh oder Spätschicht gewünscht oder benötigt wird. Samstage sind auch hier die Ausnahmen.

• Sonstige Variablen

  Krankheiten können nicht geplant werden. Andere Termine sollten jedoch, falls möglich, mindestens 2 Wochen im Voraus mitgeteilt werden.

Lösungsansätze

Nun werden die gesammelten Informationen eingetragen.

Wir wissen aus dem Umsatzforecast, welche Tage Umsatztechnisch potentiell eher gut oder schlecht verlaufen, haben einen Überblick über fixe und variable Gegebenheiten gesammelt und können diese in den Arbeitsplan eintragen.

Überlappungen beheben

Haben mehrere Mitarbeiter die gleichen Ferien, den gleichen freien Tag oder die gleiche Schicht an einem bestimmten Tag gewünscht, gilt es das Gespräch mit den jeweiligen Mitarbeitern zu suchen oder bei einem funktionierenden Team, dies untereinander klären zu lassen.

Ist keine Einigung ersichtlich, was beim Autor nie vorkam, so sind Prioritäten zu erstellen. Mitarbeiter mit Kindern und Lernende haben gegenüber den anderen in den Schulferienzeiten Vorrang, da sie gebunden sind.

Fazit

Es ist nicht möglich, die Einsatzplanung über das ganze Jahr hinweg zu 100% so umzusetzen, dass alle Mitarbeiter immer Ihren genauen freien Tag haben und die bevorzugten Schichten erhalten. In Ausnahmefällen wie an umsatzreichen Tagen oder ungeplanten und kurzfristigen Abwesenheiten kann es Änderungen geben.

Die Mitarbeiter zeigen in diesen Fällen aus Erfahrung Verständnis und Flexibilität, da es sich um einzelne Tage handelt und diese Ausnahmen nicht zur Regel werden.